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Notfallkoffer für Unternehmen

Es gibt Situationen in Laufe eines Unternehmens, wo die Führung und auch das Management ausfällt.

Hier ist es wichtig Regelungen zur Weiterführung des Unternehmens getroffen zu haben.

Was gehört in den betrieblichen Notfallkoffer?


Kleinere und mittlere Unternehmen, zu denen typischerweise Familienunternehmen gehören, werden nicht selten von Schicksalsschlägen wie Krankheit, Unfall oder Tod des Unternehmers gebeutelt. Schon kurze Zwangspausen des Entscheidungsträgers können für das Unternehmen eine existentielle Krise nach sich ziehen, wenn es nicht gelingt, die Handlungsfähigkeit aufrechtzuerhalten.

Hat der Unternehmer z.B. keine Bank- oder Kontovollmacht erteilt, können Zahlungen – und seien es nur Löhne – unter Umständen nicht geleistet werden. Der verantwortungsbewusste Unternehmer sollte deshalb Vorsorge treffen und gedanklich bei folgender Frage ansetzen: „Was geschieht, wenn ich plötzlich meinen Betrieb – eventuell sogar für einen längeren Zeitraum – nicht mehr leiten kann?“

Um Schaden von dem Unternehmen abzuwenden, sollte der Unternehmer einen „Notfallkoffer packen“. Gemeint ist ein Ordner, in dem Maßnahmenpläne sowie Kopien wichtiger Dokumente und Hinweise zu dem Aufbewahrungsort der Originale systematisch für den Ernstfall zusammengestellt sind. Hierbei sollte der Unternehmer die Hilfe der Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater seines Vertrauens in Anspruch nehmen.

Mit dem Packen des Notfallkoffers ist es aber nicht getan. Ebenso wichtig ist es, Vertrauenspersonen über diese Vorsorgemaßnahme zu unterrichten und ihnen die Möglichkeit zu geben, den Notfallkoffer bei Bedarf an sich zu nehmen und seinen Inhalt zu nutzen. Außerdem sollte der Notfallkoffer in regelmäßigen Abständen kontrolliert und bei Bedarf aktualisiert werden.

Der notwendige Inhalt des Notfallkoffers hängt stets von den Gegebenheiten des Unternehmens ab. Der jeweilige Unternehmer muss sich in die Situation seines Vertreters hineindenken: Was würde ich selbst suchen, wenn ich morgen das Unternehmen verantwortlich leiten müsste? Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, die folgenden Kategorien zu bilden:

Vertretungsplan

Bei erzwungener Abwesenheit des Unternehmers muss allen klar sein, wer ihn vertritt. Die Vertretung sollte auf der Grundlage eines Vertretungsplans geregelt werden. Verantwortungsträgern wie Prokuristen, Projektleitern oder Abteilungsleitern sollten die konkret von ihnen zu erledigenden Aufgaben zugewiesen werden.

Vollmachten

Eine Vorsorgevollmacht in der Form einer Generalvollmacht ist das entscheidende Instrument, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens im Notfall aufrecht zu erhalten. Eine Generalvollmacht muss durch die Person(en) erteilt werden, die das Unternehmen rechtswirksam vertreten. Wenn das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, kann alternativ zur Erteilung von Vollmachten auch eine Prokura erteilt werden. Hierbei handelt es sich um eine gesetzlich geregelte Form der Vollmacht.

Eine unternehmerische Generalvollmacht muss die Person des Vollmachtgebers bzw. Unternehmens ebenso klar bezeichnen wie die Person des oder der Bevollmächtigten. Besonderer Wert ist darauf zu legen, dass die Befugnisse des Bevollmächtigten klar umrissen werden. Die Vollmacht sollte gegebenenfalls die Befugnis zur Erteilung von Untervollmachten enthalten, wenn absehbar ist, dass der Bevollmächtigte Ersatzpersonen zu seiner Entlastung einschalten muss. Weiter sollte die Vollmacht über den Tod des Vollmachtgebers hinaus Geltung behalten. Andererseits sollte sie aus wichtigem Grund jederzeit widerruflich sein.

Ganz besonders wichtig ist, dass die Generalvollmacht keine Bedingungen enthalten darf, die für den Geschäftspartner nicht prüfbar sind. Eine Vollmacht, wonach „der Bevollmächtigte nur für mich handeln darf, wenn ich erkrankt oder verhindert bin…“, ist im Geschäftsleben völlig unbrauchbar. Vor diesen Fallstricken bewahrt die rechtskundige Beratung, z.B. durch einen Notar. Die Verwendung von Mustern aus dem Internet ist keine gute Art der Vorsorge. Wenn nämlich Korrekturbedarf besteht, ist es meistens schon zu spät.

Eine unternehmerische Generalvollmacht sollte aus Nachweisgründen zumindest schriftlich erteilt werden. Die notarielle Beurkundung ist indes schon deshalb zu empfehlen, weil sie dem Unternehmer zusätzlich Rechtssicherheit bietet. Zwingend erforderlich ist die notarielle Form, wenn der Bevollmächtigte Verfügungen über Grundbesitz oder Verfügungen über GmbH-Anteile treffen soll, wenn er mit der Stimmrechtsausübung betraut wird oder wenn er Vertretungsmacht gegenüber dem Handelsregister erhalten soll.

Gegebenenfalls sollte neben der (notariell beurkundeten) Generalvollmacht eine gesonderte Bankvollmacht in der von dem Institut gewünschten Form erteilt werden. Wird der Unternehmer handlungsunfähig, ohne Vorsorge getroffen zu haben, bleibt nur die Einrichtung einer gesetzlichen Betreuung. Diese nimmt mehrere Wochen Zeit in Anspruch, die das Unternehmen oftmals nicht hat, und ist nicht die geeignete Form der Ersetzung des Unternehmers.

Software, Lizenzen, Passwörter

Der Unternehmer muss sicherstellen, dass die Personen, die ihn in der Krise vertreten, den Zugriff auf die für die Fortführung des Betriebes benötigte Software und auf die elektronische Kommunikation haben. Dazu sollten alle Programme mit Lizenzen und Passwörtern wie auch – falls vorhanden – die Zugangsdaten für das Online-Banking und andere wichtige Passwörter, Codes und Pins dokumentiert werden. Diese sensiblen Daten sollten in einem verschlossenen Umschlag in dem Notfallkoffer aufbewahrt werden.

Bankverbindungen, Versicherungen, Berater

Um eine rasche Fortführung des Unternehmens zu gewährleisten ist es erforderlich, dass die handelnden Personen sich anhand der relevanten Unterlagen einen Überblick über alle Bankverbindungen, über vorhandene Versicherungen und über die Berater des Unternehmers verschaffen können. Ansprechpartner insbesondere bei Banken sollten notiert werden. Die beratenden Notare, Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sollten aufgelistet werden. Ansprechpartner insbesondere bei Banken sollten notiert werden.


Wichtige Unternehmensdaten

Sofern erforderlich, sollten in dem Notfallkoffer die wichtigsten Unternehmensverträge, aber auch Produktionsgeheimnisse, Auftragsbestände, Kalkulationsdaten etc. hinterlegt sein. Ebenso wichtig kann es sein, wichtige Lieferanten und deren Ansprechpartner zu benennen und die notwendigen Informationen zur „Kundenpflege“ zu dokumentieren.

Weiter kann es von Nutzen sein, Verträge in den Notfallkoffer einzustellen, die für die Fortführung des Unternehmens wichtig sind. Dies können Mietverträge, Kooperationsverträge, Gesellschaftsverträge oder auch Kreditverträge sein. Hilfreich können von Fall zu Fall Handelsregisterauszüge, Grundbuchauszüge oder Jahresabschlüsse sein.


Unternehmensnachfolge

Wenn der Unternehmer keine Vorsorge trifft, tritt im Falle seines Todes die gesetzliche Erbfolge ein. Danach erben grundsätzlich die nächsten Verwandten bzw. der Ehepartner des Unternehmers. Sind mehrere Personen erbberechtigt, bilden sie eine Erbengemeinschaft, die über das gesamte Vermögen einschließlich des Unternehmens verfügt. Die Zuordnung des Unternehmens zu einer bestimmten Person kann in diesem Fall erst nach vorheriger Erbauseinandersetzung erfolgen, was die Handlungsfähigkeit des Unternehmens stark gefährdet.

Ein verantwortungsbewusster Unternehmer sollte deshalb die Unternehmensnachfolge durch ein Unternehmertestament oder einen Erbvertrag regeln. Nur so kann er bewusst darüber entscheiden, wer bei seinem Tod sein Vermögen, also insbesondere das Unternehmen, erhalten soll. Bei der Gestaltung des letzten Willens hilft nur die qualifizierte erbrechtliche Beratung durch einen Notar. Dringend zu empfehlen ist die Beurkundung eines Testamentes, denn dadurch wird im Todesfall häufig auch der Erbschein unnötig, der ansonsten weitere Kosten auslösen würde. Ein Erbvertrag ist stets beurkundungspflichtig. Eine Kopie des Testamentes gehört – gegebenenfalls im verschlossenen Umschlag – in den Notfallkoffer. Im Zweifelsfall hilft ein Notar weiter.